2.選擇具體的硬件設(shè)備

在確定了計(jì)算機(jī)硬件構(gòu)成模式后，硬件配置的下一步是選擇具體的硬件設(shè)備。

計(jì)算機(jī)是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)硬件中最關(guān)鍵的部分，選購時(shí)主要考慮CPU、硬盤和內(nèi)存。在選擇計(jì)算機(jī)時(shí)既要考慮能滿足所選會(huì)計(jì)軟件的要求，也要考慮會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)升級的要求。

除計(jì)算機(jī)外，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)要選配的其他硬件包括打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、電源設(shè)備等。

二、配置軟件

軟件是控制和管理計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)工作的集合，會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)需要配置的軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。

1.系統(tǒng)軟件的配置

會(huì)計(jì)軟件必須在系統(tǒng)軟件的支持下才能運(yùn)行。支持會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的系統(tǒng)軟件主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)軟件的選擇對會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用影響甚大，從目前情況看，國內(nèi)會(huì)計(jì)軟件的用戶主要以Windows環(huán)境為主；數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)選擇時(shí)，單機(jī)用戶一般選用FoxBase、Paradox、FoxPro、Access等小型的桌面數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)用戶一般選用Sybase、Oracle、SQL Server、DB2、Informix等SQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.應(yīng)用軟件的配置

應(yīng)用軟件是為了解決某些具體的、實(shí)際的問題而開發(fā)和研制的各種程序。會(huì)計(jì)軟件就是一種應(yīng)用軟件。會(huì)計(jì)軟件是指專門用于完成會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)軟件，會(huì)計(jì)人員利用會(huì)計(jì)軟件完成會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)分析以及預(yù)測、決策等工作。

會(huì)計(jì)軟件按不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以劃分為不同的類型。按照提供信息的層次劃分可分為核算型會(huì)計(jì)軟件、管理型會(huì)計(jì)軟件和決策型會(huì)計(jì)軟件；按照適用范圍劃分可分為通用會(huì)計(jì)軟件和定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件；按照是否在軟件市場上銷售劃分可分為商品化會(huì)計(jì)軟件和非商品化會(huì)計(jì)軟件；按照所需計(jì)算機(jī)環(huán)境劃分可分為單用戶會(huì)計(jì)軟件、多用戶（網(wǎng)絡(luò)）會(huì)計(jì)軟件。

會(huì)計(jì)軟件的取得方式一般有自行開發(fā)、委托開發(fā)、購買商品化會(huì)計(jì)軟件幾種，此外，還有聯(lián)合開發(fā)或購買與二次開發(fā)相結(jié)合等方式。

在會(huì)計(jì)電算化初期或會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)比較簡單的企事業(yè)單位（小型企業(yè)和行政事業(yè)單位）應(yīng)選擇以通用會(huì)計(jì)軟件為主的應(yīng)用軟件。

一般大中型企事業(yè)單位待會(huì)計(jì)電算化工作深入后，通用會(huì)計(jì)軟件不能完全滿足其各種特殊的核算與管理要求時(shí)，可根據(jù)實(shí)際工作需要，結(jié)合通用會(huì)計(jì)軟件定點(diǎn)開發(fā)部門配套的模塊，選擇通用會(huì)計(jì)軟件與定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合的方式。

3.選購會(huì)計(jì)軟件應(yīng)注意的主要問題

我國企事業(yè)單位為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化多選擇商品化會(huì)計(jì)軟件，選擇商品化會(huì)計(jì)軟件應(yīng)注意下列問題。

（1）選擇通過財(cái)政部門評審的商品化會(huì)計(jì)軟件。財(cái)政部1994年頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定，在我國境內(nèi)銷售的商品化會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過評審。商品化會(huì)計(jì)核算軟件的評審工作由省、市、自治區(qū)、直轄市財(cái)政廳（局）或者財(cái)政部組織。通過評審的商品化會(huì)計(jì)核算軟件，由組織評審的部門核發(fā)財(cái)政部統(tǒng)一印制的《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評審合格證》，取得《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評審合格證》的商品化會(huì)計(jì)核算軟件，在國內(nèi)的銷售不受地區(qū)限制。只有經(jīng)過財(cái)政部門評審的會(huì)計(jì)軟件才能替代手工記賬。因此在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)看其是否通過了省級以上財(cái)政部門的評審，即考察商品化會(huì)計(jì)軟件的合法性。

（2）選擇技術(shù)指標(biāo)能夠滿足需要的會(huì)計(jì)軟件。開展會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)注意軟件是否與其計(jì)算機(jī)相匹配。目前我國開展會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位多以微型計(jì)算機(jī)為主，有國外的品牌機(jī)、兼容機(jī)；有國內(nèi)的品牌機(jī)，也有選用小型機(jī)的。打印機(jī)對開展會(huì)計(jì)電算化來說，是必不可缺的輸出設(shè)備。會(huì)計(jì)賬簿報(bào)表種類繁多，有的報(bào)表尺寸很寬，因此在選擇打印機(jī)時(shí)，應(yīng)注意打印機(jī)的打印速度和打印寬度必須達(dá)到自己單位的需求。

目前國內(nèi)的會(huì)計(jì)軟件多是在中文版Windows平臺(tái)上開發(fā)的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用的會(huì)計(jì)軟件需要網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的支持，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件主要采用Windows NT網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。隨著會(huì)計(jì)軟件的不斷更新，越來越需要大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)支持，目前常用的大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)有SQL Server、Oracle等。

（3）選擇功能能夠充分滿足和保證企業(yè)單位特殊需求的會(huì)計(jì)軟件。

① 要與會(huì)計(jì)軟件的行業(yè)背景及特點(diǎn)相適應(yīng)。每一種商品化會(huì)計(jì)軟件的行業(yè)背景不盡相同，都是基于某一行業(yè)開發(fā)出來的。而且每一種商品化會(huì)計(jì)軟件的通用性都不盡相同，有的能夠適用于多個(gè)行業(yè)，有的只適用于一個(gè)行業(yè)。因此在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，需要充分考慮這些問題。

② 要滿足單位會(huì)計(jì)核算的特殊需求。同一行業(yè)的不同單位各自具有不同的特點(diǎn)，如經(jīng)營規(guī)模、組織架構(gòu)等都不盡相同，因此會(huì)計(jì)核算的需求也就不同。規(guī)模大的企業(yè)單位會(huì)計(jì)工作分工一般比較細(xì)，往往采用分級核算的方式；規(guī)模小的企業(yè)單位會(huì)計(jì)工作分工相對較粗，往往采用集中核算的方式。成熟的會(huì)計(jì)軟件在設(shè)計(jì)時(shí)是應(yīng)該考慮到這些問題的，因此單位在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)注意要選擇能夠滿足自身特殊需求的會(huì)計(jì)軟件。

（4）選擇售后服務(wù)質(zhì)量高的會(huì)計(jì)軟件。各企事業(yè)單位在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，必須考慮的重要問題之一就是售后服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高，是正常開展會(huì)計(jì)電算化工作的保障條件，售后服務(wù)主要包括下列內(nèi)容。

① 用戶培訓(xùn)。目前我國企事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)沒有會(huì)計(jì)知識(shí)掌握得好，在開展會(huì)計(jì)電算化之初必須進(jìn)行培訓(xùn)。

② 使用過程中的故障排除。對于會(huì)計(jì)軟件在運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障一般依靠會(huì)計(jì)軟件開發(fā)提供商來解決。

③ 會(huì)計(jì)軟件的二次開發(fā)。有些單位在購買會(huì)計(jì)軟件后，由于會(huì)計(jì)軟件不能滿足其特殊需求，需要對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行二次開發(fā)，這項(xiàng)工作必須由雙方共同完成。

（5）會(huì)計(jì)軟件版本的升級。選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，還要注意會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商是否具有發(fā)展能力。一個(gè)有發(fā)展能力的軟件公司會(huì)考慮客戶未來的需求，針對現(xiàn)有版本的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行不斷的升級更新。

三、配備人員

建設(shè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，人才是關(guān)鍵。只有合理地設(shè)置會(huì)計(jì)電算化工作崗位，會(huì)計(jì)人員普遍掌握會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，建設(shè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)才能有保障。

1.合理設(shè)置會(huì)計(jì)電算化崗位，明確崗位工作職責(zé)

（1）會(huì)計(jì)電算化工作崗位可分為會(huì)計(jì)基本崗位和會(huì)計(jì)電算化崗位。

① 會(huì)計(jì)基本崗位，主要包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等崗位，各崗位的從業(yè)條件、業(yè)務(wù)范圍和管理制度與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相同，只是其中的工作方式、方法有所調(diào)整和變化。

② 會(huì)計(jì)電算化崗位，是對設(shè)計(jì)、管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)工作崗位的統(tǒng)稱，主要包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。

會(huì)計(jì)基本崗位和會(huì)計(jì)電算化崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員保持穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置一人多崗。

（2）會(huì)計(jì)電算化工作崗位職責(zé)主要包括以下幾個(gè)方面。

① 電算化主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的建立與運(yùn)行、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全等工作。采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，一般由會(huì)計(jì)主管兼任。

② 軟件操作。嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)軟件的使用說明和要求進(jìn)行軟件操作，負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，一般由會(huì)計(jì)基本崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。

③ 審核記賬。負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。一般可由會(huì)計(jì)主管兼任此崗。

④ 電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；但不對實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。采用大中型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。

⑤ 電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。采用大中型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，一般由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。

⑥ 數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為單位經(jīng)營決策提供財(cái)務(wù)信息。采用大中型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，一般由會(huì)計(jì)主管兼任。

⑦ 檔案管理。負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份磁盤或光盤以及打印輸出的賬表等進(jìn)行整理、歸檔、借用歸還，做好各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管和保密工作。通常由軟件操作員兼任此崗。

⑧ 軟件開發(fā)。自行開發(fā)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)置此崗，也可與電算維護(hù)崗位合并設(shè)立，負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)與設(shè)計(jì)工作。

2.做好會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)

面向會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用人員的培訓(xùn)可分為初、中、高3個(gè)層次。大部分會(huì)計(jì)人員要通過初級培訓(xùn)，了解會(huì)計(jì)軟件的工作原理，掌握計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)核算軟件的基本操作技能，為基層單位開展會(huì)計(jì)電算化奠定基礎(chǔ)。部分會(huì)計(jì)人員要通過中級培訓(xùn)，能夠?qū)τ?jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行一般維護(hù)，對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，以及對會(huì)計(jì)核算信息進(jìn)行簡單的分析和利用。少部分會(huì)計(jì)人員要通過高級培訓(xùn)，能夠進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)和維護(hù)。

（1）會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)通常包括以下3種形式。

① 財(cái)政部組織開展的初級、中級和高級會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。初級培訓(xùn)主要學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)的硬件和軟件基礎(chǔ)知識(shí)，掌握文字、報(bào)表處理的一般方法及通用會(huì)計(jì)核算軟件的使用方法。中級培訓(xùn)、高級培訓(xùn)主要培訓(xùn)軟硬件維護(hù)人員和數(shù)據(jù)分析人員。

② 軟件公司提供的會(huì)計(jì)軟件培訓(xùn)。凡購買商品化會(huì)計(jì)軟件，軟件公司一般會(huì)對軟件使用者進(jìn)行培訓(xùn)。目的是讓操作人員能獨(dú)立使用會(huì)計(jì)軟件。培訓(xùn)時(shí)間可長可短，內(nèi)容側(cè)重于會(huì)計(jì)軟件的操作使用。

③ 單位自行組織的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。有條件的大型企業(yè)可采用這種培訓(xùn)方式，通過統(tǒng)一組織培訓(xùn)解決會(huì)計(jì)軟件實(shí)施中存在的關(guān)鍵問題，解決實(shí)施過程中比較復(fù)雜和多部門之間協(xié)作等問題。這種培訓(xùn)可以彌補(bǔ)前兩種培訓(xùn)的不足，有針對性地結(jié)合會(huì)計(jì)電算化崗位的職責(zé)開展。

（2）從手工處理到計(jì)算機(jī)處理，是會(huì)計(jì)工作的一大變革，因而需要會(huì)計(jì)人員掌握許多新知識(shí)，學(xué)習(xí)許多新內(nèi)容。根據(jù)會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的需要，培訓(xùn)主要包括如下內(nèi)容。

① 計(jì)算機(jī)知識(shí)，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)組成原理、各種硬件設(shè)備的使用、操作系統(tǒng)的基本應(yīng)用及漢字的輸入方法等。

② 會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用知識(shí)，包括系統(tǒng)的安裝、啟動(dòng)、初始化及各模塊的操作應(yīng)用。

隨著會(huì)計(jì)電算化向會(huì)計(jì)信息化方向的發(fā)展，會(huì)計(jì)人員還必須掌握電子商務(wù)、電子政務(wù)的相關(guān)知識(shí)，以適應(yīng)會(huì)計(jì)核算和管理的需要。

四、建立系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范

會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算工具、調(diào)整了會(huì)計(jì)崗位設(shè)置和提高了會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，而且對財(cái)務(wù)管理的流程、內(nèi)容和質(zhì)量提出了更高的要求。為了科學(xué)地組織和管理會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，使用者需要建立系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范。從實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的單位層面來說，建立系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.建立崗位責(zé)任制

建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的程序化和規(guī)范化，加強(qiáng)內(nèi)部的相互牽制，確保資產(chǎn)的安全完整，提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。

2.建立會(huì)計(jì)電算化操作管理制度

（1）操作人員管理。操作人員必須具備上崗的能力或資格。系統(tǒng)開發(fā)人員、專職維護(hù)人員、檔案管理人員和其他未經(jīng)授權(quán)人員不允許操作會(huì)計(jì)軟件，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。

（2）操作權(quán)限管理。明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，每個(gè)操作員必須嚴(yán)格按照系統(tǒng)管理員分配的權(quán)限進(jìn)行操作，不得互通操作權(quán)限，明確違章處罰辦法。

（3）操作規(guī)程管理。操作員要按照會(huì)計(jì)軟件的操作步驟和方法進(jìn)行操作，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，根據(jù)單位的實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，如記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，以便跟蹤記錄和明確操作責(zé)任。

3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

（1）保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

（2）確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要雙備份。

（3）對正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行版本升級及更換計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備等工作，要有一定的審批手續(xù)。在軟件修改、版本升級和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

（4）健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。

（5）健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

4.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

會(huì)計(jì)電算化檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。這里，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。

（1）會(huì)計(jì)檔案保管期限。存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，是會(huì)計(jì)電算化情況下新的會(huì)計(jì)檔案形式。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的保存，其保存期限、歸檔時(shí)間、保管期滿銷毀等手續(xù)制度，同《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（書面形式的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表）一致。

（2）磁性介質(zhì)檔案的保存方法。對磁性檔案需要進(jìn)行定期檢查、定期復(fù)制，防止會(huì)計(jì)檔案因磁性介質(zhì)損壞而丟失。保管時(shí)不僅做好防火、防潮、防蟲蛀、防霉?fàn)€、防盜等工作，還需要做好防磁、防塵等工作。對于雙備份的重要會(huì)計(jì)檔案需要存放在不同的地點(diǎn)，最好分別存放在不同的建筑物內(nèi)。

（3）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保密措施。磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管實(shí)行權(quán)限分割制度，系統(tǒng)操作人員和程序開發(fā)人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管工作；會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損和散失；會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意的借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱審批登記手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒。

（4）會(huì)計(jì)軟件的文檔和程序。不論自行開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，還是購買的商品化會(huì)計(jì)軟件，軟件的全套文檔和會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管。保管期截止于該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。