任務(wù)五 熟悉會計電算化信息系統(tǒng)的試運行與轉(zhuǎn)換
任務(wù)五 熟悉會計電算化信息系統(tǒng)的試運行與轉(zhuǎn)換
會計電算化信息系統(tǒng)試運行又稱作人機(jī)并行，是手工和計算機(jī)核算并行以便共同完成會計核算工作和管理工作的過渡階段，是會計軟件正式使用前的測試階段。這個階段不僅是對計算機(jī)及會計軟件的考驗，也是對電算化人員分工合理性的檢驗。通過系統(tǒng)試運行，可以提高人員操作軟件的熟練性，實施建立的各種管理制度，規(guī)范會計核算工作。
會計電算化信息系統(tǒng)的順利實施一般需要經(jīng)過系統(tǒng)試運行、申請甩賬和系統(tǒng)正式運行3個階段，只有會計電算化信息系統(tǒng)試運行與手工處理得到一致的會計數(shù)據(jù)，并且經(jīng)過甩賬審批單位批復(fù)后，才能正式進(jìn)行會計電算化信息系統(tǒng)的實施。本任務(wù)將著重介紹會計電算化信息系統(tǒng)的試運行與轉(zhuǎn)換的各項工作。
一、確定試運行的起始時間
會計軟件試運行的時間最少為3個月，一般不超過6個月。為了能夠比較全面、準(zhǔn)確地測試會計軟件，最好選擇第四季度作為試運行的起始時間，因為會計業(yè)務(wù)在接近年底時較為全面，數(shù)據(jù)量比較大，這樣可以測試軟件日常處理數(shù)據(jù)的最大容量，也可以測試軟件跨年度處理數(shù)據(jù)的功能，同時，可以減少軟件正式運行時的初始化設(shè)置工作量。
二、做好試運行前的各項準(zhǔn)備工作
（1）確定會計核算方法。由于同一種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可能有兩種以上的會計核算方法，需要對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算方法做出規(guī)定，如存貨計價方法、固定資產(chǎn)折舊方法、產(chǎn)品成本的核算方法等。
（2）統(tǒng)一賬、證、表的格式。要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會計賬、證、表的格式更適于計算機(jī)處理。
（3）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。重新核對各類憑證和賬簿，做到賬賬、賬證、賬實相符，整理各類賬戶余額及發(fā)生額；清理往來賬戶，整理出未核銷的往來業(yè)務(wù)，建立客戶檔案與供應(yīng)商檔案；清理銀行賬戶，手工編制最后一次“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，查找出未達(dá)賬項；整理單位員工的基本工資信息及工資計算的方法，為薪資系統(tǒng)核算工資奠定基礎(chǔ)。
（4）建立會計科目體系。確定系統(tǒng)核算需要的一級科目、中間級科目和明細(xì)級科目，確定每一會計科目的性質(zhì)、類別和賬頁格式，確定哪些科目需要進(jìn)行往來核算、部門核算、項目核算、現(xiàn)金流量核算、數(shù)量核算等輔助核算，確定哪些科目需要登記日記賬、銀行賬，以便進(jìn)行銀行對賬等。
（5）制定編碼規(guī)則。根據(jù)收集整理的會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和會計科目體系，確定會計科目、部門、往來單位、存貨等的編碼規(guī)則，明確分級的級數(shù)位、每級的位長和具體編碼。
三、明晰試運行的主要工作
會計軟件試運行階段的主要任務(wù)是實現(xiàn)計算機(jī)核算結(jié)果與手工核算結(jié)果的一致，建立相應(yīng)的會計電算化制度，同時向有關(guān)部門申請批準(zhǔn)計算機(jī)代替手工記賬。為完成這一階段的主要任務(wù)，需做下列各項工作。
（1）建立核算單位的核算賬套，根據(jù)試運行所做的各項準(zhǔn)備工作設(shè)計好初始化方案，進(jìn)行系統(tǒng)初始設(shè)置，如設(shè)置操作人員的角色與權(quán)限，建立本單位賬套，設(shè)置單位內(nèi)部部門檔案及職員檔案，設(shè)置單位的客戶、供應(yīng)商及存貨分類情況及其檔案信息，設(shè)置開戶銀行信息與結(jié)算方式等。
（2）使用會計電算化信息系統(tǒng)完成日常會計核算工作，并檢查和調(diào)整各種核算方法及會計科目體系的科學(xué)性、完整性，以及已制定的各種方案、工作程序、各項管理制度和會計軟件的完善程度。
（3）這個階段的所有會計業(yè)務(wù)核算和管理工作仍需要手工完成，為的是檢驗手工核算和軟件處理結(jié)果的一致性。
（4）需要定期核對手工核算結(jié)果與軟件處理得到的數(shù)據(jù)，如果兩者核對不一致，應(yīng)當(dāng)查明并分析不一致的原因，同時定期寫出試運行情況的書面報告。
四、關(guān)注試運行過程中的主要問題
（1）關(guān)注各功能模塊測試檢查的重點。總賬處理模塊的測試，著重檢查輸入過程中的錯誤和結(jié)賬數(shù)據(jù)的正確性；固定資產(chǎn)模塊的測試，著重檢查折舊的提取口徑和正確性；材料模塊的測試，著重檢查材料收入或發(fā)出后軟件能否按金額與數(shù)量分別處理，以及處理是否得當(dāng)；成本模塊的測試，著重檢查軟件能否順利執(zhí)行成本核算方案，以及成本還原上能否達(dá)到滿意的效果；薪資模塊的測試，著重檢查軟件能否正確計提和分配工資、是否能正確計算個人所得稅等；報表模塊的測試，著重檢查軟件能否正確生成單位所需的各種會計報表；供應(yīng)鏈各模塊的測試，著重檢查各種原始單據(jù)輸入和輸出的正確性、各種記賬憑證生成的正確性及與總賬模塊的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系的穩(wěn)定性和正確性等。
（2）關(guān)注試運行的結(jié)果與手工核算的一致性。會計軟件試運行是人機(jī)并行，二者核算結(jié)果的理想狀態(tài)應(yīng)該是一致的。但并行的結(jié)果往往是不一致的，不一致的原因需要分析。如果是由于計算機(jī)的核算精度比手工核算高而造成的，如在計算生產(chǎn)成本、銷售成本、稅金、利潤時，數(shù)據(jù)精度不同就會造成二者結(jié)果出現(xiàn)差異，從管理上看這種差異是合法合理的，就可以認(rèn)為試運行通過。如果是其他不合法不合理的原因造成的差異，那么意味著試運行失敗，需要改進(jìn)后再進(jìn)入下一次的試運行。
（3）適時轉(zhuǎn)移試運行的工作重點。在開始試運行工作之初，一般是以手工核算為主，計算機(jī)核算為輔。而隨著試運行階段的時間推移，電算化人員對會計軟件的操作逐漸熟練起來，工作重點應(yīng)當(dāng)逐步轉(zhuǎn)移到計算機(jī)核算上來，即以手工核算為輔，而以計算機(jī)核算為主，為試運行階段結(jié)束后進(jìn)入會計軟件的正式運行階段做準(zhǔn)備。
（4）及時做好試運行數(shù)據(jù)的備份工作。試運行過程中，難免會出現(xiàn)各類故障而造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的破壞與丟失，及時做好試運行數(shù)據(jù)的備份工作將有助于試運行的順利進(jìn)行。
五、試運行成功，到主管財政部門備案，實施計算機(jī)替代手工賬
1.明確計算機(jī)替代手工賬的基本條件
（1）使用的會計核算軟件要達(dá)到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》要求，并取得合法使用權(quán)。
（2）必須配備與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。
（3）配備管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計核算軟件系統(tǒng)的工作人員，操作人員應(yīng)持有《會計電算化初級知識培訓(xùn)合格證書》，管理、維護(hù)人員應(yīng)持有《會計電算化中級知識培訓(xùn)合格證書》。
（4）采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算與手工會計核算并行至少3個月以上，并取得相一致的結(jié)果。
（5）根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范》，結(jié)合部門或系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的規(guī)定，建立適合本單位特點和要求的內(nèi)部控制制度，并組織實施。
（6）建立并有效實施崗位責(zé)任制、電算化操作管理、計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)管理和會計檔案管理等電算化管理制度。
（7）會計基礎(chǔ)工作達(dá)到財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》《會計電算化工作規(guī)范》的要求。
2.準(zhǔn)備好計算機(jī)替代手工記賬備案應(yīng)提交的資料，報送同級財政部門備案，實施計算機(jī)替代手工賬
目前，隨著企事業(yè)單位會計電算化應(yīng)用的日益普及，由財政部門對單位計算機(jī)替代手工記賬進(jìn)行審批已不適應(yīng)會計電算化發(fā)展的需要，同時，也為適應(yīng)轉(zhuǎn)變政府職能、減少行政審批事項的要求，各級財政部門對企事業(yè)單位計算機(jī)替代手工記賬實行備案制，財政部門不再進(jìn)行審批。
向財政部門備案時，一般應(yīng)準(zhǔn)備好如下資料。
（1）計算機(jī)替代手工賬備案表。備案表中一般應(yīng)注明單位名稱、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、單位組織形式、單位詳細(xì)地址、會計機(jī)構(gòu)總?cè)藬?shù)、會計電算化操作人員數(shù)；會計軟件名稱、會計軟件版本號、會計軟件開發(fā)單位、會計軟件評審部門；硬件配置；開始使用會計軟件時間、計算機(jī)替代手工記賬時間、計算機(jī)替代手工記賬范圍等。
（2）結(jié)合本單位具體情況制定的會計電算化管理制度。主要包括會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機(jī)硬件軟件系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)管理制度、會計電算化檔案管理制度等。
（3）各類證書的復(fù)印件。如單位稅務(wù)登記證（組織機(jī)構(gòu)代碼證）復(fù)印件、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化證書復(fù)印件，會計人員的會計從業(yè)資格證書（或會計職稱證書）和會計電算化考試合格證書的復(fù)印件。
（4）單位各級會計科目表。包括科目代碼、科目名稱、科目類型、借貸方向。
（5）備案數(shù)據(jù)同期套打輸出的會計可見性文檔抽樣資料。主要包括連續(xù)3個月的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬明細(xì)賬、總賬；3個月的財務(wù)報表；3個月的記賬憑證抽樣等。
單位在完成系統(tǒng)試運行并向主管財政部門備案后，就可以甩掉手工賬，正式實施會計電算化工作了。