任務(wù)三 熟悉會計電算化信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)
任務(wù)三 熟悉會計電算化信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)
一、會計電算化信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素
作為管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，會計電算化信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素包括計算機硬件、軟件、人員和規(guī)程。
1.計算機硬件
計算機硬件是系統(tǒng)中所有固定裝置的總稱，它是系統(tǒng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。計算機硬件設(shè)備一般包括數(shù)據(jù)輸入設(shè)備、數(shù)據(jù)處理設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和數(shù)據(jù)輸出設(shè)備，另外還包括通信設(shè)備和機房等。
數(shù)據(jù)輸入設(shè)備是指能夠把會計數(shù)據(jù)輸入到計算機中的設(shè)備。目前常見的有鍵盤、鼠標、光筆、掃描儀及光學閱讀器等。數(shù)據(jù)處理設(shè)備是指按一定的要求對數(shù)據(jù)進行加工、計算、分類、匯總、存儲、轉(zhuǎn)換及檢索等處理的設(shè)備，這由計算機主機的功能來實現(xiàn)。數(shù)據(jù)存儲設(shè)備是指用于存放數(shù)據(jù)的設(shè)備。目前常見的有磁盤、光盤及驅(qū)動設(shè)備。數(shù)據(jù)輸出設(shè)備是指從存儲設(shè)備中取出數(shù)據(jù)按一定的方式和格式進行輸出的設(shè)備，如顯示器、打印機及繪圖機等。
2.軟件
電算化信息系統(tǒng)的運行不僅需要硬件設(shè)備，而且需要一套程序來保證系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)系統(tǒng)目標。通常，可把這些程序分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件主要指操作系統(tǒng)和計算機語言系統(tǒng)。應(yīng)用軟件通常指系統(tǒng)的使用者組織專門人才依據(jù)系統(tǒng)要求研制開發(fā)或購買的通用商品化會計軟件，它們一般是按系統(tǒng)中各職能子系統(tǒng)的任務(wù)進行設(shè)計的。如會計電算化核算系統(tǒng)，一般按工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、產(chǎn)成品與銷售核算和賬務(wù)處理等職能進行研制開發(fā)。
3.規(guī)程
規(guī)程是指保證系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的文檔和規(guī)定，主要包括兩大類：一類是政府的法令、條例；另一類是保證系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的各項規(guī)定，如會計電算化系統(tǒng)使用說明書、數(shù)據(jù)準備說明書、機房管理制度和會計內(nèi)部控制制度等。
4.人員
一般僅指直接從事系統(tǒng)研制、開發(fā)、維護和使用的人員，包括系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)分析與設(shè)計人員、系統(tǒng)程序員、操作人員和數(shù)據(jù)準備人員等。
一個企業(yè)組織要建立會計電算化信息系統(tǒng)，必須根據(jù)企業(yè)自身的特點和要求，綜合考慮購建計算機的硬件、軟件，并培訓相應(yīng)的會計電算化人員。
二、會計電算化信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)
會計電算化信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)是指會計電算化信息系統(tǒng)由哪些子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)完成哪些功能，以及各個子系統(tǒng)的相互關(guān)系。
會計電算化信息系統(tǒng)具有 3 種功能（職能）：核算職能、管理職能和決策職能。相應(yīng)地，按職能可以將會計電算化信息系統(tǒng)劃分為3個子系統(tǒng)：會計核算信息子系統(tǒng)、會計管理信息子系統(tǒng)和會計決策信息子系統(tǒng)，如圖1-1所示。
1.會計核算信息子系統(tǒng)
會計核算信息子系統(tǒng)的主要任務(wù)是進行會計核算、反映企業(yè)經(jīng)營活動情況、處理具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)、代替手工勞動。該子系統(tǒng)一般分為賬務(wù)處理系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、材料核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、銷售核算系統(tǒng)、往來核算系統(tǒng)及報表編制系統(tǒng)。
2.會計管理信息子系統(tǒng)
會計管理信息子系統(tǒng)的主要任務(wù)是進行會計管理、監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營活動。該子系統(tǒng)一般分為資金管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)和利潤管理系統(tǒng)等。
3.會計決策信息子系統(tǒng)
會計決策信息子系統(tǒng)的主要任務(wù)是進行會計決策、參與企業(yè)經(jīng)營管理，輔助支持決策者做出決策。該子系統(tǒng)一般分為量本利分析系統(tǒng)、投資決策系統(tǒng)、質(zhì)量評估系統(tǒng)等。
三、會計軟件各功能模塊的作用
我們以制造類企業(yè)會計軟件各功能模塊為例，將會計核算系統(tǒng)各功能模塊的作用簡要介紹如下。
1.總賬模塊
總賬模塊用于日常賬務(wù)處理，從記賬憑證的填制開始，完成憑證的復核、記賬和結(jié)賬等業(yè)務(wù)處理，并對總賬、明細賬、日記賬以及憑證、科目匯總表等賬證進行查詢，提供各種形式的查詢打印功能。
總賬模塊是整個會計電算化信息系統(tǒng)的核心。各業(yè)務(wù)核算模塊（如工資核算、材料核算等）生成的憑證需要轉(zhuǎn)入總賬模塊進行登賬；同時，其提供的總賬、明細賬等會計信息是會計報表模塊的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
2.薪資模塊
薪資模塊主要用于計算每個職工的應(yīng)發(fā)工資，完成工資的計算、工資費用的匯總與分配、個人所得稅的計算；可以查詢、統(tǒng)計各種工資數(shù)據(jù)，并自動編制工資費用轉(zhuǎn)賬憑證到總賬模塊。
3.固定資產(chǎn)模塊
固定資產(chǎn)模塊主要是對各項固定資產(chǎn)進行有效的管理，可以完成固定資產(chǎn)卡片的增加、刪除、查詢、統(tǒng)計與匯總等功能。通過輸入固定資產(chǎn)增減變動或項目內(nèi)容變動原始憑證，自動登記固定資產(chǎn)明細賬；通過固定資產(chǎn)折舊的計提與分配，產(chǎn)生折舊計提與分配明細表、固定資產(chǎn)增減變動表等報表，在期末編制固定資產(chǎn)增減變動和折舊費用分配憑證并自動傳遞到總賬模塊。
4.材料模塊
材料模塊主要對材料的收、發(fā)、結(jié)存等進行有效的管理。通過輸入材料的收發(fā)料單等原始憑證，核算材料的增減變動與結(jié)存情況，及時輸出有關(guān)數(shù)據(jù)，滿足日常管理的需要。
5.成本核算模塊
成本核算模塊是根據(jù)企業(yè)成本核算的要求，通過對成本對象的定義，選擇成本核算和各種費用的分配方法，對從其他模塊傳遞過來或人工輸入的材料、人工、燃料、動力等數(shù)據(jù)進行匯總、計算、分配，自動編制成本轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬模塊，并能輸出各類成本核算報表和成本明細賬。
6.應(yīng)收模塊
應(yīng)收模塊主要完成對各項應(yīng)收款項的登記、核銷及對應(yīng)收款項進行統(tǒng)計、分析工作，幫助會計人員對應(yīng)收款項進行有效的管理。
7.應(yīng)付模塊
應(yīng)付模塊主要完成對各項應(yīng)付款項的登記、核銷及對應(yīng)付款項進行統(tǒng)計、分析工作，幫助會計人員對應(yīng)付款項進行有效的管理。
8.會計報表模塊
會計報表模塊主要根據(jù)總賬模塊提供的數(shù)據(jù)，包括各類賬戶的余額和本期發(fā)生額，按照統(tǒng)一規(guī)定的會計報表格式的要求，定義會計報表結(jié)構(gòu)文件和會計報表數(shù)據(jù)文件，生成會計報表文件，并打印輸出會計報表。
9.供應(yīng)鏈核算模塊
供應(yīng)鏈核算模塊主要包括采購子模塊、銷售子模塊、存貨核算子模塊、庫存管理子模塊、售前分析子模塊、合同管理子模塊等。其中，采購子模塊主要是對采購計劃、采購訂單、采購到貨、采購入庫進行核算與管理。銷售子模塊主要是以企業(yè)銷售業(yè)務(wù)為主線，對銷售報價、銷售訂單、銷售發(fā)貨、銷售開票等進行核算與管理。存貨核算子模塊主要是核算企業(yè)存貨的出入庫及結(jié)余成本，為企業(yè)進行存貨核算與管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過存貨分析，有效降低庫存量，加速資金周轉(zhuǎn)。供應(yīng)鏈核算子模塊期末生成憑證傳遞到總賬模塊。