表2-2 易友有限責(zé)任公司新賬套基本信息
企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)替代手工賬，第一次正式采用會計(jì)核算軟件，首先需要注冊登錄系統(tǒng)管理窗口，增加操作員，其次需要在系統(tǒng)中建立賬套，也就是建立企業(yè)會計(jì)核算的數(shù)據(jù)庫文件，以使軟件功能與企業(yè)的具體業(yè)務(wù)相銜接，這個過程就是建立賬套的過程，簡稱建賬。這就相當(dāng)于手工核算中從市場上買來了賬簿，然后通過開設(shè)賬戶，定義賬簿登記的具體內(nèi)容，使賬簿真正成為企業(yè)業(yè)務(wù)核算的載體一樣。
二、相關(guān)知識
1.用戶管理
用戶是指有權(quán)限登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次注冊登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行用戶身份的合法性檢查。只有設(shè)置了具體的用戶之后，才能進(jìn)行相關(guān)的操作。
用戶管理主要完成用戶的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。
增加用戶時，編號、姓名為必須輸入的信息，輸入的編號不能與系統(tǒng)內(nèi)已存在的用戶編號重復(fù)。若選擇用戶所屬的角色，則用戶自動擁有該角色的所有權(quán)限。
用戶修改與刪除的步驟和增加的步驟基本相同，用鼠標(biāo)選中要修改或刪除的用戶，單擊【修改】按鈕即可進(jìn)行修改，單擊【刪除】按鈕就可以把用戶刪除。但如果該用戶已經(jīng)賦予了角色信息，需要先刪除用戶的角色信息，方可刪除用戶。若該用戶已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行過操作，則不允許刪除。
2.賬套的建立
每一個獨(dú)立核算的企業(yè)都有一套完整的賬簿體系，把這樣一套完整的賬簿體系建立在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中稱為一個賬套。建立賬套就是企業(yè)利用會計(jì)軟件在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)中建立起一套獨(dú)立完整的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。在用友ERP-U8 V10.1軟件中，最多可以建立999個賬套。每個賬套用一個賬套號和一個賬套名稱來表示，賬套號可以由用戶自由選擇，系統(tǒng)也可以按順序自動排序編號，但不允許賬套號重復(fù)。一個賬套中包含了企業(yè)所有的數(shù)據(jù)。把企業(yè)數(shù)據(jù)按年度分，稱為年度賬。
三、任務(wù)實(shí)施
1.登錄系統(tǒng)管理
第一步：執(zhí)行【開始】|【程序】|【用友ERP-U8 V10.1】|【系統(tǒng)服務(wù)】|【系統(tǒng)管理】命令，打開系統(tǒng)管理窗口，執(zhí)行【系統(tǒng)】|【注冊】命令，打開“登錄”對話框。
第二步：在“登錄”對話框中輸入系統(tǒng)管理員“admin”，選擇賬套“(default)”。
第三步：單擊【登錄】按鈕，完成注冊，如圖2-2所示。
圖2-2 系統(tǒng)管理注冊
微課001：登錄系統(tǒng)管理
2.增加軟件操作員
易友有限責(zé)任公司的操作員信息如表2-1所示。
第一步：在系統(tǒng)管理窗口，執(zhí)行【權(quán)限】|【用戶】命令，打開“用戶管理”對話框。
第二步：單擊【增加】按鈕，打開“操作員詳細(xì)情況”對話框。
第三步：輸入編號“0001”，輸入姓名“李晶”，勾選所屬角色“賬套主管”前的復(fù)選框。
第四步：單擊【增加】按鈕，即可保存用戶設(shè)置，如圖2-3所示。
第五步：重復(fù)第三步和第四步的操作，完成對其他操作員的設(shè)置。設(shè)置完成后單擊【取消】按鈕退出。
圖2-3 增加軟件操作員的步驟示意圖
微課002：增加軟件操作員
3.建立新賬套
易友有限責(zé)任公司的新賬套信息如表2-2所示。
第一步：在系統(tǒng)管理窗口中，執(zhí)行【賬套】|【建立】命令，如圖2-4所示。
第二步：打開“創(chuàng)建賬套——建賬方式”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)為“新建空白賬套”方式，單擊【下一步】按鈕。
第三步：打開“創(chuàng)建賬套——賬套信息”對話框，輸入賬套號“777”，輸入賬套名稱“易友有限責(zé)任公司”等賬套信息，單擊【下一步】按鈕。
第四步：打開“創(chuàng)建賬套——單位信息”對話框，輸入單位名稱“易友有限責(zé)任公司”，輸入單位簡稱“易友公司”，輸入稅號“241283797979877”等信息，單擊【下一步】按鈕，如圖 2-5所示。
微課003：建立新賬套
圖2-4 “創(chuàng)建賬套——賬套信息”對話框
欄目說明
? 已存賬套：系統(tǒng)將已經(jīng)存在的賬套以下拉列表框的形式在此欄目中顯示，用戶只能查看，而不能輸入或修改，其作用是在建立新賬套時可以明晰已經(jīng)存在的賬套，避免重復(fù)建立。
? 賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為 3 位數(shù)字。系統(tǒng)提供默認(rèn)的賬套號，用戶可以修改，賬套號的取值范圍為001～999，用戶輸入的賬套號不能與系統(tǒng)內(nèi)已有的賬套號重合。
? 賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，用戶必須輸入，且不得超過40個字符。
? 賬套路徑：用來輸入新建賬套所要被保存的路徑，系統(tǒng)默認(rèn)的路徑為“C: \U8SOFT\admin”，用戶可以修改，也可以進(jìn)行參照輸入。賬套路徑不能是網(wǎng)絡(luò)路徑中的磁盤。
? 啟用會計(jì)期：用來輸入新建賬套將被啟用的時間，用戶必須輸入。系統(tǒng)默認(rèn)為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期，可用鼠標(biāo)單擊【會計(jì)期間設(shè)置】按鈕，設(shè)置賬套的啟用年度和月度。隨后系統(tǒng)會自動將啟用月份以前的日期的背景色設(shè)為藍(lán)色，表示為不可修改的部分；而將啟用月份以后各月的截止日期（各月的初始日期隨上月截止日期的變動而變動；年度最后一個月份的截止日期除外）的背景色設(shè)置為灰色，表示為可以修改的部分，可以由用戶任意設(shè)置。
圖2-5 “創(chuàng)建賬套——單位信息”對話框
第五步：打開“創(chuàng)建賬套——核算類型”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)本幣代碼“RMB”，本幣名稱“人民幣”，企業(yè)性質(zhì)“工業(yè)”，行業(yè)性質(zhì)“2007年新會計(jì)制度科目”，賬套主管“李晶”，勾選“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”，單擊【下一步】按鈕，如圖2-6所示。
圖2-6 “創(chuàng)建賬套——核算類型”對話框
欄目說明
? 行業(yè)性質(zhì)：用戶必須從下拉框中選擇輸入本單位所屬的行業(yè)性質(zhì)，這為下一步“是否按行業(yè)預(yù)置科目”確定了科目范圍，且系統(tǒng)會根據(jù)企業(yè)所選行業(yè)預(yù)制一些行業(yè)的特定方法和報(bào)表。
? 是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望在總賬系統(tǒng)預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)科目，則選中該項(xiàng)；如果不選，則由用戶自己增加所有級次的會計(jì)科目。
第六步：打開“創(chuàng)建賬套——基礎(chǔ)信息”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)存貨、客戶、供應(yīng)商均有分類。分別單擊“存貨是否有分類”“客戶是否有分類”“供應(yīng)商是否有分類”前的復(fù)選框，將存貨、客戶、供應(yīng)商設(shè)置為沒有分類。單擊【下一步】按鈕，打開“創(chuàng)建賬套——開始”對話框，單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)彈出“可以創(chuàng)建賬套了嗎？”提示框，單擊【是】按鈕，如圖2-7所示。系統(tǒng)自動進(jìn)行初始化環(huán)境、創(chuàng)建新賬套庫、更新賬套庫以及配置賬套信息。
圖2-7 “創(chuàng)建賬套——基礎(chǔ)信息”和“創(chuàng)建賬套——開始”對話框
第七步：系統(tǒng)自動打開“編碼方案”對話框，修改科目編碼級次、部門編碼級次及收發(fā)類別編碼級次，其他采用系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置。設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，再單擊【取消】按鈕，如圖2-8所示。
欄目說明
? 科目編碼級次：在此設(shè)定企業(yè)會計(jì)科目的編碼級次和各級長度。例如，某單位采用2007年會計(jì)制度，將科目編碼級次設(shè)為4-2-2，其含義是：會計(jì)科目采用三級核算，一級科目編碼為4位長，二級科目編碼為2位長，三級科目編碼為2位長。
? 編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理的基礎(chǔ)。各項(xiàng)編碼級次的設(shè)置應(yīng)遵從系統(tǒng)定義。
第八步：打開“數(shù)據(jù)精度”對話框，單擊【確定】按鈕，如圖2-9所示。
圖2-8 “編碼方案”對話框
圖2-9 “數(shù)據(jù)精度”對話框
圖2-10 “創(chuàng)建賬套”提示框
第九步：系統(tǒng)彈出“創(chuàng)建賬套”提示框，單擊【是】按鈕，如圖2-10所示。
第十步：打開“系統(tǒng)啟用”對話框，選中“總賬”前的復(fù)選框，彈出“日歷”對話框，默認(rèn)時間為“2019-01-01”，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)彈出“確實(shí)要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎？”提示框，單擊【是】按鈕。繼續(xù)完成其他系統(tǒng)的啟用設(shè)置，設(shè)置完畢后，單擊【退出】按鈕退出，如圖2-11所示。
第十一步：系統(tǒng)配置賬套信息完成，彈出“請進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)操作！”提示框，單擊【確定】按鈕，然后在“創(chuàng)建賬套”窗口單擊【退出】按鈕，返回“系統(tǒng)管理”窗口，可以看到已經(jīng)建成的“777”賬套，如圖2-12所示。
四、拓展提高
當(dāng)系統(tǒng)管理員建完賬套和賬套主管建完賬套庫后，在未使用相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，需要對某些信息進(jìn)行調(diào)整，以使信息更真實(shí)準(zhǔn)確地反映企業(yè)的相關(guān)內(nèi)容時，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。只有賬套主管可以修改其具有權(quán)限的賬套庫中的信息，系統(tǒng)管理員無權(quán)修改。其操作步驟如下。
圖2-11 系統(tǒng)啟用
圖2-12 “系統(tǒng)管理”對話框
圖2-13 修改賬套
第一步：以賬套主管的身份注冊，選擇相應(yīng)的賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。
第二步：執(zhí)行【賬套】|【修改】命令，如圖2-13所示，則進(jìn)入修改賬套的功能。
第三步：根據(jù)需要，修改賬套信息，可以修改的信息主要有以下幾項(xiàng)。
? 賬套信息：賬套名稱允許修改。
? 單位信息：所有信息允許修改。
? 核算類型：行業(yè)性質(zhì)允許修改。
? 基礎(chǔ)信息：所有信息允許修改。
? 編碼方案：允許修改。
? 數(shù)據(jù)精度：允許修改。
第四步：系統(tǒng)提示“修改賬套成功”，單擊【確定】按鈕，返回到系統(tǒng)管理窗口。
操作提示
? 在賬套的使用中，可以對本年未啟用的會計(jì)期間的開始日期和終止日期進(jìn)行修改。只有沒有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的會計(jì)期間可以修改其開始日期和終止日期。使用該會計(jì)期間的模塊均需要根據(jù)修改后的會計(jì)期間來確認(rèn)業(yè)務(wù)所在的正確期間。
? 只有賬套管理員用戶才有權(quán)限修改相應(yīng)的賬套。