第三節(jié) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
第三節(jié) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息的信息系統(tǒng)，由于會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的重要地位，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必定是組織信息化的一個(gè)重要系統(tǒng)。
一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念
1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的定義
會(huì)計(jì)是一個(gè)通過人或計(jì)算機(jī)對(duì)物流、資金流、信息流實(shí)施管理的信息系統(tǒng)，其目標(biāo)是將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為會(huì)計(jì)信息。從遠(yuǎn)古的結(jié)繩記事到今天的計(jì)算機(jī)記賬，會(huì)計(jì)都是一種信息處理的科學(xué)，它所從事的就是數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、加工、傳遞和信息的提供，為管理者進(jìn)行預(yù)測、計(jì)劃、控制和決策等管理活動(dòng)服務(wù)，具有信息系統(tǒng)的全部特征，所以人們將會(huì)計(jì)稱為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（Accounting Information System，AIS）。
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以是手工系統(tǒng)，也可以是以計(jì)算機(jī)為工具的信息系統(tǒng)。本書關(guān)注的是后者，所以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一詞指的就是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
2.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有信息系統(tǒng)的共性，即必須具有會(huì)計(jì)信息處理、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理、會(huì)計(jì)組織管理以及輔助決策等功能。其中會(huì)計(jì)信息處理也包括數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、處理、傳輸和輸出共五個(gè)方面的基本功能。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集包括填制或取得原始憑證以及從企業(yè)內(nèi)外取得其他數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理指對(duì)收集到的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、記賬、制表等核算處理，以及在此基礎(chǔ)上進(jìn)行的分析、預(yù)測、計(jì)劃與決策。
3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本模型
無論傳統(tǒng)手工還是當(dāng)前的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，其體系結(jié)構(gòu)都是基于帕喬利（Pacioli）所建立的會(huì)計(jì)循環(huán)和會(huì)計(jì)恒等式，人們稱之為DCA（Debit and Credit Accounting）模型，它的核心思想是對(duì)會(huì)計(jì)科目的分類。雖然近年來理論界和實(shí)務(wù)界對(duì)DCA模型有不少質(zhì)疑，并且人們已經(jīng)對(duì)帕喬利的思想作了許多次改進(jìn)，但它的本質(zhì)并沒有改變，即使現(xiàn)代IT技術(shù)的應(yīng)用也沒有改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)體系結(jié)構(gòu)的本質(zhì)。
但是不容置疑，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)并非只在會(huì)計(jì)循環(huán)的自動(dòng)化上下工夫，在許多方面都作了改良。例如計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)多元分類，即除了按科目核算之外，還可以同時(shí)按部門、供應(yīng)商、客戶、職員、專項(xiàng)資金等項(xiàng)目進(jìn)行分類核算，隨時(shí)提供各種分類核算的匯總和明細(xì)信息。
二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)
盡管理論界曾先后為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提出過數(shù)據(jù)庫、事件驅(qū)動(dòng)（REAL）等會(huì)計(jì)模型，但目前它仍然基于帕喬利所建立的會(huì)計(jì)循環(huán)和會(huì)計(jì)恒等式，其數(shù)據(jù)源仍然是歷史的、能以貨幣計(jì)量的數(shù)據(jù)。具體特點(diǎn)是：
1.遵循世界通用的復(fù)式記賬原則
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)遵循復(fù)式記賬的原則，即有借必有貸、借貸必相等，資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益，利潤=收入-費(fèi)用。但是技術(shù)手段的不同畢竟會(huì)帶來核算方法的差異，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)已經(jīng)簡化了會(huì)計(jì)循環(huán)，消除了手工會(huì)計(jì)下信息處理的許多技術(shù)環(huán)節(jié)，如平行登記、對(duì)賬等。
2.收集會(huì)計(jì)憑證仍然是會(huì)計(jì)處理的起點(diǎn)
收集和確認(rèn)會(huì)計(jì)憑證仍然是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)，而且憑證還是最主要的數(shù)據(jù)源和最重要的會(huì)計(jì)檔案。但計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)所接受的記賬憑證除了手工編制部分外，有相當(dāng)部分是由系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)編制或從系統(tǒng)外部接收的，這就是所謂的電子憑證。電子憑證分為內(nèi)部和外部兩類，內(nèi)部電子憑證指企業(yè)內(nèi)部由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成并通過局域網(wǎng)絡(luò)傳遞的憑證，例如，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)編制的固定資產(chǎn)增減變動(dòng)和折舊憑證、工資費(fèi)用分配憑證、采購和銷售的有關(guān)票據(jù)。外部電子憑證主要包括企業(yè)與外部的金融、供銷、運(yùn)輸?shù)葐挝恢g發(fā)生的網(wǎng)上收付款電子票據(jù)以及購銷業(yè)務(wù)票據(jù)，如電子支票、電子匯兌、網(wǎng)上委托收款票據(jù)。
3.簡化會(huì)計(jì)循環(huán)并改善信息處理的質(zhì)量
雖然會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)仍然以會(huì)計(jì)恒等式和會(huì)計(jì)循環(huán)為基礎(chǔ)，但已經(jīng)簡化了賬簿體系和會(huì)計(jì)循環(huán)，在整個(gè)會(huì)計(jì)循環(huán)中對(duì)會(huì)計(jì)人員的技術(shù)要求，只在于從原始憑證到記賬憑證的編制和確認(rèn)。由此改善了信息處理的質(zhì)量，主要包括以下幾個(gè)方面：
（1）實(shí)現(xiàn)了多元分類核算，隨時(shí)提供各種分類核算的匯總和明細(xì)信息。
（2）發(fā)展了會(huì)計(jì)方法或模型。由于數(shù)據(jù)采集和處理能力的極大提高，原來難以實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜的數(shù)學(xué)模型和分析預(yù)測方法不再是空中樓閣。例如線性代數(shù)、本量利分析、回歸分析、多元方程和高層次數(shù)據(jù)模型都可以在管理會(huì)計(jì)中應(yīng)用。
（3）實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)的協(xié)同處理。打破了會(huì)計(jì)核算與產(chǎn)品購銷存業(yè)務(wù)之間的分割，使信息在會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)部門之間得到一定程度的共享，甚至實(shí)現(xiàn)物資、資金、信息的三流合一，各子系統(tǒng)高度共享信息，會(huì)計(jì)不再是一個(gè)“信息孤島”。
（4）實(shí)現(xiàn)了分散處理和集中管理相結(jié)合的會(huì)計(jì)管理模式。分公司或派出機(jī)構(gòu)可以隨時(shí)就地將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)輸入系統(tǒng)，并通過互聯(lián)網(wǎng)將憑證直接存入集團(tuán)總部的會(huì)計(jì)信息處理中心，由總部集中管理會(huì)計(jì)信息和編制報(bào)表。
4.強(qiáng)化了會(huì)計(jì)的職能
會(huì)計(jì)信息化促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能的變化，尤其當(dāng)企業(yè)推行ERP并且采用Internet/Intranet技術(shù)之后，不僅能夠加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與其他業(yè)務(wù)部門的協(xié)同處理，統(tǒng)一管理信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享；而且可以通過遠(yuǎn)程處理與網(wǎng)上支付，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理，促使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)，有利于集團(tuán)公司、跨國企業(yè)的實(shí)時(shí)管理。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的集中管理將強(qiáng)化主管單位對(duì)下屬機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時(shí)部署經(jīng)營活動(dòng)和作出財(cái)務(wù)安排，而且可以改變財(cái)務(wù)工作方式，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)和在線辦公。
5.會(huì)計(jì)內(nèi)部控制程序化
由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理方式以及會(huì)計(jì)工作組織的改變，手工條件下行之有效的許多控制方法已不再適用，而必須采取新的控制方法和技術(shù)，其中相當(dāng)一部分要由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，即實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的自動(dòng)化。例如對(duì)操作權(quán)限、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、處理過程、數(shù)據(jù)輸出，都可由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
6.財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)容多元化并提供定期與實(shí)時(shí)相結(jié)合的報(bào)表
由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多元分類和動(dòng)態(tài)核算，財(cái)務(wù)報(bào)告正在向內(nèi)容多元化、形式多樣化、組合適需化以及定期與實(shí)時(shí)報(bào)告相結(jié)合的模式發(fā)展。例如：
（1）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以提供定期和即時(shí)兩種財(cái)務(wù)報(bào)告，尤其實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)之后，電子憑證幾乎在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)即可進(jìn)入系統(tǒng)并反映到財(cái)務(wù)報(bào)告中來。
（2）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以提供基于多種計(jì)量屬性的財(cái)務(wù)報(bào)告，尤其是歷史成本和公允價(jià)值并重的報(bào)告、定性信息與定量信息相結(jié)合的財(cái)務(wù)報(bào)告、貨幣信息和非貨幣信息相結(jié)合的財(cái)務(wù)報(bào)告、核心信息與非核心信息相結(jié)合的報(bào)告。
（3）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以授權(quán)信息使用者或有關(guān)部門自己通過網(wǎng)絡(luò)并按自己的需求自動(dòng)生成報(bào)告。例如稅務(wù)機(jī)關(guān)可以遠(yuǎn)程讀取有關(guān)企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)并生成會(huì)計(jì)報(bào)表。
三、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本組成
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)涉及寬泛的目標(biāo)與豐富的內(nèi)涵，它不僅規(guī)模龐大，而且技術(shù)復(fù)雜。因此必須將它分解為若干子系統(tǒng)，才能逐一開發(fā)和應(yīng)用。因此，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)一般是指軟件由哪些子系統(tǒng)組成以及子系統(tǒng)之間的聯(lián)系。
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般按會(huì)計(jì)職能來劃分子系統(tǒng)，但由于軟件公司對(duì)財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)的認(rèn)識(shí)、理解、解決問題的方法和風(fēng)格的差異，不同會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)不盡相同。一般可以將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理三大職能系統(tǒng)。
（1）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)：一般包括總賬（即賬務(wù)）、應(yīng)收款、應(yīng)付款、薪資、固定資產(chǎn)、存貨、通用會(huì)計(jì)報(bào)表等職能子系統(tǒng)。
（2）管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)：一般包括預(yù)算管理、項(xiàng)目管理、資金管理（即籌資投資管理）、成本管理、財(cái)務(wù)分析、商業(yè)智能以及決策支持等功能子系統(tǒng)。此外，財(cái)務(wù)管理的許多功能還分散在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的不少子系統(tǒng)中，例如，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中就有賬齡分析、周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、壞賬分析、收款分析以及收款預(yù)測等管理功能。
此外，由于我國許多獨(dú)立型的會(huì)計(jì)軟件都具有一定的購銷存業(yè)務(wù)處理與管理功能，這部分業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)往往實(shí)現(xiàn)協(xié)同處理，其中包括采購計(jì)劃、采購管理、銷售管理、存貨管理和庫存管理等子系統(tǒng)。
四、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的主要子系統(tǒng)
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能通過各個(gè)子系統(tǒng)來體現(xiàn)，由于不同公司軟件的基本組成不盡相同，所以下面只簡要介紹其中較常用子系統(tǒng)的功能，并且由于系統(tǒng)與子系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)的概念，為了敘述的方便我們把子系統(tǒng)直接稱為系統(tǒng)。
1.總賬系統(tǒng)
總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心，其他職能系統(tǒng)直接或間接與它發(fā)生聯(lián)系。總賬系統(tǒng)的基本任務(wù)是記賬、算賬、對(duì)賬、轉(zhuǎn)賬和結(jié)賬，并生成和輸出日記賬、明細(xì)賬、總賬以及部分固定格式的報(bào)表。此外，總賬系統(tǒng)一般還具有輔助核算功能。
2.應(yīng)收款管理系統(tǒng)
應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要提供發(fā)票、應(yīng)收單、收款單的錄入、記賬、核銷與分析功能。具體包括客戶信用控制、收款處理、現(xiàn)金折扣處理、單據(jù)核銷處理、壞賬處理、客戶利息處理等業(yè)務(wù)功能，提供業(yè)務(wù)分析、預(yù)測以及對(duì)應(yīng)收票據(jù)的核算與管理等功能。
3.應(yīng)付款管理系統(tǒng)
應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供發(fā)票、應(yīng)付單、付款單的錄入、記賬、核銷與分析功能，具體包括付款處理、現(xiàn)金折扣處理、單據(jù)核銷處理等業(yè)務(wù)功能，并進(jìn)一步通過業(yè)務(wù)分析、資金流出預(yù)算、對(duì)應(yīng)付票據(jù)的管理，動(dòng)態(tài)反映各流動(dòng)負(fù)債的數(shù)額及償還流動(dòng)負(fù)債所需的資金。
4.薪資管理系統(tǒng)
薪資系統(tǒng)主要提供薪資核算、薪資發(fā)放、費(fèi)用計(jì)提、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并生成和輸出相關(guān)的工資結(jié)算單、工資條或工資單、工資匯總表、費(fèi)用分配表、票面分解表等。薪資系統(tǒng)還必須能自動(dòng)編制轉(zhuǎn)賬憑證、計(jì)提個(gè)人所得稅、銀行代發(fā)、多次或分次發(fā)放等功能。
5.固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
固定資產(chǎn)系統(tǒng)主要提供資產(chǎn)管理、折舊計(jì)提與分配、統(tǒng)計(jì)分析等功能。其中資產(chǎn)管理包括管理資產(chǎn)卡片、處理固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)、提供資產(chǎn)評(píng)估及資產(chǎn)減值準(zhǔn)備功能。此外要生成資產(chǎn)增減變動(dòng)與計(jì)提折舊的轉(zhuǎn)賬憑證，而且輸出的賬表也比較多。
6.存貨管理系統(tǒng)
存貨系統(tǒng)主要核算企業(yè)存貨的收發(fā)存業(yè)務(wù)，及時(shí)反映存貨的入庫、耗用和結(jié)存情況，準(zhǔn)確地把各類存貨成本歸集到各成本項(xiàng)目和成本對(duì)象上，為成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)，提供存貨資金周轉(zhuǎn)和占用情況，為降低庫存、減少資金積壓、加速資金周轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)。
7.通用報(bào)表系統(tǒng)
報(bào)表系統(tǒng)主要是提供一種機(jī)制讓用戶定義和生成各種會(huì)計(jì)報(bào)表，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)報(bào)表的匯總與分析。隨著Internet的普及，報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程制表、匯總與分析功能，支持網(wǎng)上傳輸、合并報(bào)表等功能。
8.成本管理系統(tǒng)
成本管理系統(tǒng)主要提供成本計(jì)劃、成本核算、成本預(yù)測和成本分析等功能。其中，成本核算的基本任務(wù)是歸集和分配成本費(fèi)用，計(jì)算產(chǎn)品總成本和單位成本，計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)成本差異，并編制轉(zhuǎn)賬憑證給總賬系統(tǒng)。
9.資金管理系統(tǒng)
資金管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位對(duì)籌資、投資等資金管理方面的需求。系統(tǒng)以銀行存貸單據(jù)、內(nèi)部存貸單據(jù)為依據(jù)，記錄資金或其他涉及資金管理方面的業(yè)務(wù)，處理對(duì)內(nèi)或?qū)ν獾氖湛睢⒏犊詈娃D(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。系統(tǒng)一般不僅提供逐筆計(jì)息功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)每筆資金的管理；而且提供積數(shù)計(jì)息功能，實(shí)現(xiàn)往來存貸資金的管理。此外，還提供單據(jù)的動(dòng)態(tài)查詢以及統(tǒng)計(jì)分析功能。
10.預(yù)算管理系統(tǒng)
預(yù)算管理系統(tǒng)通過對(duì)企業(yè)預(yù)算假設(shè)建立、預(yù)算體系搭建、預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算控制、預(yù)算分析全過程的管理，為企業(yè)的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析提供有效的工具和必要的手段。預(yù)算管理系統(tǒng)一般為企業(yè)提供編制全面預(yù)算體系、體現(xiàn)預(yù)算編制過程以及提供多種預(yù)算編制方法、實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制與預(yù)算執(zhí)行分析。
11.決策支持系統(tǒng)
決策支持系統(tǒng)是財(cái)務(wù)決策科學(xué)化的一個(gè)重要工具，目標(biāo)是改善管理人員的決策能力，提高決策的科學(xué)性和信息化程度。目前會(huì)計(jì)軟件中的決策支持系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)綜合查詢、數(shù)據(jù)分析，以及輔助決策和預(yù)測分析功能，為決策者提供不同角度、不同層次的信息。
五、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)子系統(tǒng)之間的聯(lián)系
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以總賬為核心，按高內(nèi)聚低耦合的原則來劃分子系統(tǒng)，毫無疑義，各子系統(tǒng)是獨(dú)立的，各自有獨(dú)立的輸入和輸出，實(shí)現(xiàn)特定的功能，用戶可以單獨(dú)選購和使用。但獨(dú)立又是相對(duì)的，各子系統(tǒng)之間或多或少存在某些數(shù)據(jù)和控制的聯(lián)系。
1.系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的聯(lián)系一般是通過數(shù)據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)的，而且往往是采用數(shù)據(jù)文件的方式間接傳遞數(shù)據(jù)。這種現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)就是共享數(shù)據(jù)。
圖1-2基本反映了工業(yè)企業(yè)各系統(tǒng)之間的關(guān)系，其中矢線表示系統(tǒng)之間的聯(lián)系以及數(shù)據(jù)傳遞的方向。顯然總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心，其他系統(tǒng)往往需要讀取總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，而且要將處理結(jié)果匯總生成記賬憑證，送到總賬系統(tǒng)記入總分類賬。
圖1-2 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系
2.系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口
在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)接口即數(shù)據(jù)傳遞方式主要有如下兩種：
（1）總賬中心式。各系統(tǒng)將數(shù)據(jù)編制成記賬憑證并直接傳遞給總賬系統(tǒng)，而其他系統(tǒng)則選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)到總賬系統(tǒng)中讀取自己所需的數(shù)據(jù)。例如，存貨、薪資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)都分別把材料、薪資、折舊等初步分配結(jié)果以記賬憑證形式直接送到總賬系統(tǒng)，并在分類賬中歸集，而成本系統(tǒng)則需從總賬系統(tǒng)的分類賬中讀取歸集的費(fèi)用進(jìn)行成本核算。
（2）直接傳遞式。各系統(tǒng)將要傳遞給其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接生成專門的數(shù)據(jù)文件，然后由其他系統(tǒng)讀取整個(gè)文件。例如，存貨、薪資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)分別把材料、工資、折舊等數(shù)據(jù)按部門分類生成專門文件，再由成本系統(tǒng)在適當(dāng)時(shí)機(jī)讀取這些文件進(jìn)行成本核算。
3.系統(tǒng)之間的控制或制約
系統(tǒng)之間除了數(shù)據(jù)聯(lián)系之外，相互之間還存在一定的控制或制約。例如：
（1）修改控制。應(yīng)收、應(yīng)付、存貨、薪資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)生成的記賬憑證直接存入總賬系統(tǒng)，總賬系統(tǒng)可以對(duì)這些憑證進(jìn)行審核、記賬、查詢、打印，但不能對(duì)其進(jìn)行修改，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤只能將其刪除，再由原系統(tǒng)重新生成新的正確憑證。
（2）結(jié)賬控制。由于總賬系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)有嚴(yán)格的先后次序，某些轉(zhuǎn)賬依賴其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，所以各系統(tǒng)的期末結(jié)賬也有一定的次序，例如在應(yīng)收、應(yīng)付、存貨、薪資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)結(jié)賬之前，總賬系統(tǒng)不能執(zhí)行結(jié)賬操作。
六、會(huì)計(jì)軟件及其發(fā)展
會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的俗稱，在很大程度上決定了會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展水平。沒有功能完整和技術(shù)先進(jìn)的會(huì)計(jì)軟件，就不可能有真正意義上的會(huì)計(jì)信息化。
1.會(huì)計(jì)軟件的基本概念
會(huì)計(jì)軟件是專門用于會(huì)計(jì)核算與管理工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。凡是具備相對(duì)獨(dú)立完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等，均可視為會(huì)計(jì)軟件。會(huì)計(jì)核算軟件以會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)方法為核心，以會(huì)計(jì)制度為依據(jù)，以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為基礎(chǔ)，以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)為處理對(duì)象，以提供會(huì)計(jì)信息為目標(biāo)。此外，企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning，ERP）軟件也包含處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的功能，這部分功能模塊也屬于會(huì)計(jì)軟件的范疇。因此，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)可以是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，也可以是ERP的一個(gè)子系統(tǒng)。
2.會(huì)計(jì)核算軟件的分類
會(huì)計(jì)核算軟件可以從不同的角度進(jìn)行分類。例如，會(huì)計(jì)軟件按適用范圍可以分為通用與專用會(huì)計(jì)軟件，按系統(tǒng)軟硬件結(jié)構(gòu)可以分為單用戶和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件，按ERP的關(guān)系可分為獨(dú)立型會(huì)計(jì)軟件和非獨(dú)立型會(huì)計(jì)軟件。下面從適用范圍的角度來分析會(huì)計(jì)軟件的特點(diǎn)。
（1）通用會(huì)計(jì)軟件。通用會(huì)計(jì)軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會(huì)計(jì)核算與管理基本需要的會(huì)計(jì)軟件。目前我國商品化會(huì)計(jì)軟件一般都是通用會(huì)計(jì)軟件，例如用友通、金蝶KIS等。通用會(huì)計(jì)軟件具有通用性強(qiáng)、功能全面、需要初始化處理、軟件性能優(yōu)越等特點(diǎn)。顯然，通用會(huì)計(jì)軟件在功能、性能、成本、維護(hù)等方面有明顯的優(yōu)勢，所以一般企事業(yè)單位沒有理由不選擇這類軟件。
（2）專用會(huì)計(jì)軟件。專用會(huì)計(jì)軟件一般是指由使用單位自行開發(fā)或委托其他單位開發(fā)，供本單位使用的會(huì)計(jì)核算軟件。由于這種軟件針對(duì)特定單位研制，一般在軟件中固定會(huì)計(jì)核算規(guī)則，所以使用較方便，但僅適用于個(gè)別單位，而且功能與性能一般不及通用會(huì)計(jì)軟件。加上開發(fā)一個(gè)成熟軟件不僅周期長，而且成本也很昂貴，所以只有特殊需求的企業(yè)才需要考慮開發(fā)專用會(huì)計(jì)軟件。
3.會(huì)計(jì)軟件的發(fā)展
會(huì)計(jì)軟件的發(fā)展主要體現(xiàn)在技術(shù)與功能兩個(gè)層面。
首先，近年來會(huì)計(jì)軟件涉及的多種技術(shù)都有長足發(fā)展，其中軟件的開發(fā)與運(yùn)行平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算結(jié)構(gòu)的發(fā)展最為顯著，例如，早期的網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件一般采用文件/服務(wù)器結(jié)構(gòu)（File/Server，F(xiàn)/S），目前多數(shù)大中型會(huì)計(jì)軟件與ERP幾乎都采用了客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)（Client/Server，C/S），少數(shù)軟件（如用友NC、金蝶K/3）甚至實(shí)現(xiàn)了（Browse/Server，B/S）結(jié)構(gòu)。
其次，我國會(huì)計(jì)軟件在功能上經(jīng)歷了三個(gè)階段的發(fā)展：
（1）核算軟件階段。1996年以前我國會(huì)計(jì)軟件基本屬于核算型軟件，主要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)賬務(wù)以及工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付、存貨、成本等業(yè)務(wù)核算，部分會(huì)計(jì)軟件還具有采購、庫存和銷售等業(yè)務(wù)管理功能。
（2）管理軟件階段。我國1996年和1998年先后提出發(fā)展管理型會(huì)計(jì)軟件和企業(yè)管理軟件，隨后用友UFERP、金蝶K/3 ERP相繼推出，我國會(huì)計(jì)軟件跨上了一個(gè)新的臺(tái)階。管理型軟件初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)融合，現(xiàn)在不少系統(tǒng)的管理會(huì)計(jì)部分已經(jīng)具有預(yù)算管理、資金管理、成本管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)分析、決策支持等功能。
（3）網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理軟件。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理軟件是建立在Internet/Intranet基礎(chǔ)上的會(huì)計(jì)軟件，與一般會(huì)計(jì)軟件的區(qū)別是它通過Internet實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程處理和支持電子商務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、電子商務(wù)的協(xié)同處理，實(shí)現(xiàn)事中動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)核算與網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理。例如，能直接執(zhí)行網(wǎng)上付款和網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，伴隨電子商務(wù)產(chǎn)生的各種票據(jù)也能直接進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)。
4.常用會(huì)計(jì)軟件
我國從1989年開始評(píng)審會(huì)計(jì)核算軟件，分別由財(cái)政部和各省市進(jìn)行兩級(jí)評(píng)審，全國通過評(píng)審的會(huì)計(jì)軟件達(dá)200多個(gè)，其中通過國家級(jí)評(píng)審的就有30多個(gè)，可謂百花齊放，如安易、先鋒、金算盤、浪潮、用友、金蝶、金蜘蛛、京粵、遠(yuǎn)方、萬能等通用財(cái)務(wù)軟件都名噪一時(shí)。但到20世紀(jì)末，大浪淘沙之后，仍能獨(dú)樹一幟的會(huì)計(jì)軟件已屈指可數(shù)，而眾望所歸的唯有用友、金蝶而已。
（1）用友軟件。用友軟件公司主要軟件產(chǎn)品有用友UFERP和用友通，其中ERP已經(jīng)包括財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存、網(wǎng)絡(luò)分銷、客戶關(guān)系、電子商務(wù)、生產(chǎn)制造、商業(yè)智能、人力資源等子系統(tǒng)。其中的財(cái)務(wù)系統(tǒng)已分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)兩大部分，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)具體包括總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)、工資管理、行業(yè)報(bào)表、合并報(bào)表、UFO報(bào)表等功能模塊；管理會(huì)計(jì)具體包括資金管理、成本管理、預(yù)算管理、DSS（決策支持）以及財(cái)務(wù)分析等功能模塊。圖1-3為用友U8ERP企業(yè)門戶。
（2）金蝶軟件。金蝶國際軟件集團(tuán)有限公司的主要產(chǎn)品有金蝶K/3和KIS，與用友軟件一樣，版本不斷更新，功能不斷加強(qiáng)，引領(lǐng)我國會(huì)計(jì)軟件跨上了一個(gè)又一個(gè)新的臺(tái)階。其中，K/3的早期版本就具有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、資金管理、物流管理、人力資源、績效管理、集團(tuán)分銷、集團(tuán)合并等集成功能。金蝶K/3 是我國中小型企業(yè)ERP 市場中使用率最高的企業(yè)管理軟件。